何かを決めるとき、情報共有などを目的とした「会議」という場は会社や学校では必ずおこわれているものと思います。
しかしその会議は密度の濃いものであれば問題はないものの、中身のない会議を長い時間をかけて続けていても意味がありません。
会議を手短に済ませるためには、会議が長い原因と会議を効率的に進める方法を知ることが重要です。
また皆さんはどのような会議を行われているでしょうか。
その場で「意見を出し合うような会議」と、進捗や状況を確認するだけの会議が代表的な会議の種類かもしれません。
今日は長い会議の対処法や、「意見を出し合うような会議」について必要な考え方を紹介していきたいと思います。
長い会議による影響
長時間労働
会議が長いことで、従業員の労働時間を長くさせていることに気づかない、もしくは気づいているけど気にしていない人が多すぎる気がするんです。
会議に時間をかけすぎることで、自分の仕事に充てられる時間が必然的に減少します。そうすると残業や休日出勤で埋め合わせる必要がでてきますよね。
従業員の長時間労働は、ワークライフバランスへの悪影響にもなり得るため、普段から会議が長引いている場合には気を付けなければなりません。
会議に割かれる時間が増えれば増えるほど、それいがいの業務にしわ寄せが生まれるということを認識しておく必要があると思います。
生産性の低下
人間の集中力は1時間が限界と言われています。それ以上の作業などを行う場合は適度に休憩をいれなければなりません。
長い会議が続くと、体力面に加え集中力も低下するのは当たり前で、そのような状況では何の具体策もでてこないし、生産性を低下させているということを理解しなければなりません。
どうすれば会議は短縮できるのか
資料を会議前に確認しておく
会議の最初に資料が配布されるパターンはまずその会議の資料を見て把握する作業から始まりますよね。このパターンは長時間の会議になってしまう1つの原因です。今ではペーパレス化が当たり前の世の中でしょうから、資料をアップロードして事前に確認できる体制を整えておけばその分時間は削減できるのです。その場で資料を見て、どうするか、何をすべきか、咄嗟に案が出る人はなかなかいないででしょう。自分の考えをまとめておくという意味でも会議資料を事前に確認しておくことは極めて重要だと思います。
連絡事項や報告は会議でしない
会議が長くなる原因には無意味な時間が必ず存在します。「別にそれ会議で言わなくてもよくね？」ということまで会議の議題に挙げていることはめちゃくちゃ無駄なことなのです。
例えば連絡事項、報告は別に対面形式の会議で行わなくてもメールやチャットだけで十分です。
会議を実施する必要のない連絡・報告に関しては、業務の合間に口頭で済ます、チャットツールを利用するなど、シンプルに伝えるようにしましょう。
時間を決めて会議を行う
時間を設定せずにおこなっていると、長時間になる可能性が高まります。
あらかじめ、会議の終了時間を決めていない場合、無意味な話し合いを続けやすくなり、結果として時間だけが過ぎてしまうのです。
本来の業務を優先するためにも、会議の時間設定には十分に気を付けなければなりません。
結局時間が決まっていない場合は結論を長引かせる原因にもなるので、必ずゴールを設定することが大事です。
残念な会議の特徴
「後からブツブツ言う人がいない」会議はその会議がいかに内容が充実する会議だったかを示していると思います。
例えば全体的に「A案」になりそうだったとしましょう。
そこで、「B案」についての意見を求めても、誰も何も言わなかったとします。
そうすると「A案でいきますね」と決めて会議を終えますよね。
その後に
・会議のあとにコソッと「僕はA案には反対です」と言ってくるような人が現れる。
・あるいは、メールで「B案にしたほうがいいですよ」と伝えてくる。
・もしくは、若手社員の何人かが、「部長はわかってないよね。あれは絶対にB案だよね」と愚痴を言い合っている。
こういう状況を生んでしまっている場合は、最悪です。
もっとも残念な会議になってしまっていると言えるでしょう。
ということで、そうなっていないか、ちゃんと全員が言いたいことを言える場になっているかどうか。ぜひ見直してみてください。
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